Báo cáo và tự động hóa
Thông báo tự động cho khách và lịch nhắc nợ
AOM Roomi tự gửi email cho khách ở những lúc quan trọng: vừa nhận cọc, vừa ký hợp đồng, có hóa đơn mới, đã nhận tiền, sắp hết hạn hợp đồng — và tự nhắc nợ theo lịch bạn đặt. Bạn chọn loại thư nào được gửi, sửa câu chữ của từng loại, và xem lại thư nào đã tới khách.
Cập nhật 4 phút đọc
Trong bài này
Bật, tắt từng loại thông báo
Mở Cài đặt chung → Thông báo. Mỗi loại thông báo một dòng: tên, giải thích, công tắc bật/tắt và nút Sửa nội dung.
| Loại thông báo | Gửi khi |
|---|---|
| Xác nhận đã nhận cọc | Ghi nhận cọc giữ chỗ — kèm hợp đồng đặt cọc |
| Xác nhận đã ký hợp đồng | Ký hợp đồng thuê |
| Gửi hóa đơn khi phát hành | Phát hành hóa đơn — kèm link xem và mã QR |
| Nhắc nợ tự động | Hóa đơn chưa trả đủ, theo lịch nhắc bạn đặt |
| Báo đã nhận tiền | Ghi nhận một khoản thu — kèm biên lai |
| Báo khách khi có phụ lục | Hợp đồng đổi giá, đổi điều khoản |
| Báo người vừa được thêm vào phòng | Thêm người ở cùng |
| Báo khách khi thanh lý hợp đồng | Thanh lý — kèm biên bản và hóa đơn chốt |
| Báo khách khi hoàn hoặc mất cọc | Xử lý khoản cọc giữ chỗ |
| Nhắc hợp đồng sắp hết hạn | 30 ngày trước ngày kết thúc |
| Chào khách chờ phòng / Báo khách chờ phòng: phòng đã mở | Khách đăng ký chờ trên website; phòng sắp hoặc vừa trống |
- Thay đổi ở đây là bản nháp: chân thẻ báo Có thay đổi chưa lưu, bấm Lưu cài đặt mới có hiệu lực.
- Kênh gửi hiện là Email; Telegram và Zalo đang được phát triển ("sắp có").
- Lúc phát hành hóa đơn, ghi nhận tiền, ký hợp đồng… công tắc Gửi thông báo đến người thuê trong hộp cho bật/tắt riêng lần đó mà không đổi cài đặt chung.
Đặt lịch nhắc nợ
Dòng Nhắc nợ tự động có ba ô số: Bắt đầu sau … ngày kể từ khi phát hành, nhắc … lần, cách nhau … ngày. Câu tóm tắt bên dưới đọc lại lịch cho bạn, ví dụ "nhắc vào ngày thứ 1, 2, 3, 4, 5 sau khi phát hành (8–20 giờ); trả đủ là dừng".
- Bắt đầu sau 0–30 ngày; nhắc 1–15 lần; cách nhau 1–7 ngày.
- Thư nhắc chỉ gửi trong khung 8–20 giờ, kèm mã QR chuyển khoản đúng số còn nợ.
- Khách trả đủ (ghi nhận tay hoặc ngân hàng tự gạch) là dừng nhắc ngay.
Sửa nội dung thư
Bấm Sửa nội dung trên một dòng để mở hộp soạn: tab Soạn với ô Tiêu đề, Nội dung và khối Biến chèn được (bấm một biến để chèn vào chỗ con trỏ — tên khách, phòng, số tiền…); tab Xem trước để xem thư trông thế nào.
- Gửi thử: gửi thư mẫu tới email tài khoản của bạn để xem thật.
- Về mẫu mặc định: bỏ phần đã sửa, dùng lại mẫu chuẩn của hệ thống.
- Dùng biến không có thật thì hộp cảnh báo và không cho lưu.
Kiểm tra thư đã tới khách chưa
Mở Hệ thống → Log thông báo. Ba ô đầu trang tính trong 30 ngày: Đã gửi tới khách, Chưa tới khách, Khách chưa có kênh nhận tin. Lọc theo Đã gửi / Chưa tới khách, theo loại thông báo, hoặc tìm theo tên khách, email, phòng.
- Trạng thái: Đã gửi, Gửi hỏng, hoặc lý do bị bỏ qua (đang tắt, khách chưa có kênh nhận tin, địa chỉ bị chặn…).
- Xem nội dung: thư đúng như khách nhận. Xem chứng từ: hóa đơn, biên lai, hợp đồng đặt cọc kèm thư — in hoặc Gửi link cho khách qua Zalo từ đây.
- Gửi lại (hoặc Gửi thủ công với loại đang tắt) và Bổ sung liên lạc cho khách khi thư chưa tới vì thiếu email.
Câu hỏi thường gặp
Có gửi thông báo qua Zalo hay SMS không?
Hiện thư tự động gửi qua email. Để gửi qua Zalo, mở chứng từ ở Log thông báo rồi bấm Gửi link cho khách — trên điện thoại sẽ mở bảng chia sẻ có Zalo.
Tắt thông báo có làm hệ thống ngừng ghi nhận việc không?
Không. Tắt chỉ là không gửi thư; mọi việc (cấp số chứng từ, gạch nợ…) vẫn chạy bình thường. Xem Luồng tự động hóa.