Lưu trú ngắn hạn
Lịch phòng và đặt phòng nhanh cho homestay, nhà nghỉ
Lịch phòng là bàn làm việc của chủ homestay, nhà nghỉ: nhìn một màn biết phòng nào bận lúc nào, còn khoảng nào bán được thêm một lượt giờ. Từ đây bạn đặt phòng cho khách gọi điện hay tới thẳng, nhận phòng, trả phòng, đổi giờ và theo dõi phòng chờ dọn.
Cập nhật 6 phút đọc
Trong bài này
Đọc lịch phòng
Mở Lưu trú ngắn hạn → Lịch phòng. Mỗi hàng là một phòng bán ngắn hạn hoặc linh hoạt của tòa đang chọn (nhóm theo tầng — bấm tên tầng để gập lại), mỗi cột một ngày. Lịch mở từ hôm qua để khách đang ở hiện ngay đầu. Có nhiều tòa thì chọn tòa ở đầu trang; Lùi, Hôm nay, Tới để đi qua lại, chọn xem 7 ngày hoặc 14 ngày.
Thanh đặt theo đúng giờ thật: đơn theo giờ là một thanh ngắn giữa ngày, nên khoảng còn trống nhìn thấy ngay. Chấm màu đầu thanh cho biết đơn ở bước nào — chú thích nằm ngay trên lịch:
| Chú thích | Nghĩa là |
|---|---|
| Chờ thanh toán | Đơn đang giữ phòng, chưa nhận đủ tiền hoặc chưa được xác nhận |
| Chờ nhận phòng | Đơn đã xác nhận, khách chưa tới |
| Đang ở | Khách đã nhận phòng |
| Đã trả phòng | Lượt ở đã xong |
| Lịch ngoài | Khoảng đã bán ở Airbnb, Booking.com… — xem Đồng bộ lịch |
| Thuê dài hạn (gạch chéo) | Hợp đồng tháng hoặc cọc giữ chỗ của phòng linh hoạt — chiếm phòng từ ngày bắt đầu trở đi |
- Cột hôm nay được tô nhẹ; cột ngày lễ phụ thu có màu riêng.
- Bấm vào ô trống của một phòng là đặt nhanh đúng phòng và ngày đó; bấm vào thanh là mở khung chi tiết đơn.
- Trên điện thoại, lịch cuộn ngang trong khung, cột tên phòng đứng yên.
Đặt phòng cho khách gọi điện hoặc tới thẳng
Bấm Đặt phòng ở đầu trang, hoặc bấm vào ô trống trên lịch để phòng và ngày được điền sẵn.
- 1Gõ Số điện thoại trước. Khách đã từng ở (có trong danh sách khách thuê) thì ô ghi Khách quen: … và điền sẵn họ tên, email.
- 2Điền Họ tên, Email (không bắt buộc), Người lớn, Trẻ em. Có email thì khách nhận thư xác nhận, hướng dẫn nhận phòng và mã cửa.
- 3Chọn Kiểu ở: Theo giờ, Qua đêm, Theo ngày (chỉ hiện kiểu mà bảng giá có bán) hoặc Tự chọn giờ.
- 4Chọn Ngày nhận phòng, Giờ nhận phòng và Số giờ hoặc Số đêm. Dòng ngay dưới đọc lại Nhận … → Trả ….
- 5Chọn phòng. Khách đi đoàn thì bấm Thêm phòng — các phòng có thể ở khác tòa. Giá từng phòng hiện ngay bên dưới, Tổng cộng ở chân hộp.
- 6Khách trả tiền khi tới thì tích Khách trả tại chỗ — xác nhận luôn. Không thì chọn Giữ phòng chờ tiền: 30 phút, 2 giờ, 24 giờ hoặc Tới giờ nhận phòng.
- 7Bấm Đặt phòng. Đơn mang mã DN-… và khung chi tiết của nó mở ra ngay.
- Giờ nhận phòng lấy theo khung giờ của bảng giá (ví dụ theo ngày nhận 14:00). Đặt cho hôm nay mà giờ đó đã qua thì giờ nhận là mốc 30 phút kế tiếp — hộp ghi rõ lý do; khách tới muộn hơn thì sửa giờ.
- Tự chọn giờ mở ô giờ nhận, giờ trả riêng cho từng phòng khi khách ở lệch khung.
- Giá xem trước tính bằng đúng công thức dùng cho đơn, nên số trên đơn luôn khớp. Phòng vừa có người giữ hay vướng hợp đồng tháng thì hộp báo đúng tên phòng.
Nhận phòng, trả phòng và các thao tác khác
Bấm một thanh trên lịch để mở khung chi tiết đơn: trạng thái, nguồn (Chủ nhà tạo hay Khách đặt online), khách cùng nút Gọi, Zalo; mỗi tòa một khối với phòng, giờ và dòng tiền; cuối khung là tiền của cả đơn.
| Nút | Có khi | Làm gì |
|---|---|---|
| Xác nhận đơn | Đơn chờ thanh toán | Xác nhận khi chưa nhận tiền (khách quen, hẹn trả tiền mặt). Đơn đã xác nhận không còn tự nhả. |
| Nhận phòng | Đơn đã xác nhận, khách chưa tới | Chuyển sang Đang ở. Đơn chưa xác nhận thì phải thu tiền hoặc xác nhận tay trước. |
| Trả phòng | Khách đang ở | Phần lịch còn lại mở cho người khác đặt (sau thời gian dọn phòng). Tiền giữ nguyên — trả sớm không hoàn. |
| Khách không tới | Đơn đã xác nhận, khách chưa tới | Nhả phòng; tiền đã thu giữ nguyên. |
| Đổi giờ | Chờ nhận phòng hoặc đang ở | Gia hạn thêm giờ, trả muộn, dời lịch. |
| Hủy đơn | Chưa phòng nào nhận khách | Bắt buộc ghi lý do, nhả phòng — xem Hủy đơn và hoàn tiền. |
Đổi giờ, gia hạn
Bấm Đổi giờ dưới phòng cần đổi, chỉnh Nhận phòng, Trả phòng rồi bấm Lưu. Giá tính lại theo bảng giá đang áp và hiện ngay trong hộp. Khách đang ở thì chỉ đổi được giờ trả. Hệ thống giữ khoảng mới trước rồi mới nhả khoảng cũ, nên phòng không lúc nào rơi khỏi tay khách; khoảng mới vướng đơn khác thì báo ngay.
Phòng chờ dọn
Khách trả phòng xong, cạnh tên phòng trên lịch hiện nút chổi Chờ dọn — bấm khi đã dọn xong. Dọn xong bấm vào là gỡ. Số phòng chờ dọn cũng hiện trong khối Hôm nay của màn Tổng quan, cùng khách sắp nhận, sắp trả phòng trong ngày — xem Tổng quan và báo cáo.
Câu hỏi thường gặp
Khách gọi đặt mà chưa chuyển tiền, phòng được giữ bao lâu?
Theo ô Giữ phòng chờ tiền bạn chọn lúc đặt (30 phút, 2 giờ, 24 giờ hoặc tới giờ nhận phòng). Mặc định là 2 giờ, đổi ở Chính sách đặt & hủy. Muốn giữ chắc thì bấm Xác nhận đơn.
Khách đi đoàn ở hai tòa thì sao?
Vẫn là một đơn: mỗi tòa một khối (nhận phòng, trả phòng riêng) và một hóa đơn riêng, nhưng khách trả tiền một lần cho cả đơn — hệ thống tự chia cho từng tòa.
Phòng thuê tháng có hiện trên lịch không?
Chỉ phòng Ngắn hạn và Linh hoạt hiện trên lịch. Với phòng linh hoạt, hợp đồng tháng và cọc giữ chỗ hiện thành thanh gạch chéo để bạn biết khoảng nào còn bán theo đêm được.