Nhận đặt cọc giữ phòng, theo dõi tiền cọc và hoàn cọc

Màn Tiền cọc

Mở Tài chính → Tiền cọc. Bốn ô đầu trang: Khoản đang giữ, Tiền cọc đang giữ, Quá hẹn chưa ký và Sắp tới hẹn (trong 3 ngày tới). Mỗi khoản cọc là một thẻ, khoản gấp nhất xếp đầu.

• Nhãn độ gấp: Quá hẹn … ngày, Hẹn vào hôm nay, Còn … ngày tới hẹn hoặc Chưa hẹn ngày vào.
• Mỗi thẻ ghi ngày nhận (giữ bao nhiêu ngày), ngày dự kiến dọn vào và Số hợp đồng cọc (dạng DC-2026-000001).
• Nút điện thoại để gọi khách; nút ⋯ có Xem hợp đồng đặt cọc và Hoàn hoặc mất cọc; nút chính Ký hợp đồng.
• Tab Đang giữ / Đã xử lý / Tất cả để xem cả những khoản đã vào hợp đồng, đã hoàn hoặc bị mất.

Màn Tổng quan cũng có khối Tiền cọc đang giữ với năm khoản gấp nhất — mở máy ra là thấy hôm nay ai hẹn dọn vào.

Nhận tiền cọc

Có ba lối: nút Nhận cọc ở màn Tiền cọc; nút Ghi nhận cọc trong ngăn chi tiết phòng; hoặc Quét căn cước → Nhận tiền đặt cọc.

1. 1Xác định người đặt cọc: quét căn cước, chọn từ Danh sách, hoặc Nhập tay — rồi bấm Đúng người này. Xem quét căn cước.
2. 2Chọn tòa nhà và phòng (bỏ qua nếu mở từ ngăn chi tiết phòng).
3. 3Hộp Nhận tiền cọc giữ chỗ mở ra. Nhập Số tiền cọc (điền sẵn bằng một tháng tiền phòng), Phương thức thanh toán và Ngày nhận (mặc định hôm nay, chỉ lùi được).
4. 4Khối Giá thuê và phí dịch vụ: bấm Sửa nếu thỏa thuận với khách khác giá đang niêm yết — giá này được chốt cùng khoản cọc.
5. 5Nhập Dự kiến dọn vào để hệ thống nhắc theo ngày, thêm Ghi chú nếu cần.
6. 6Bấm Ghi nhận cọc.

• Mỗi phòng chỉ có một khoản cọc đang giữ.
• Phòng đang có khách vẫn nhận cọc được — giữ chỗ cho lượt thuê kế tiếp khi khách cũ sắp trả phòng.
• Nhân viên được nhận cọc; chỉ chủ nhà được hoàn cọc hoặc ghi mất cọc.

Hợp đồng đặt cọc in sẵn

Ngay khi ghi nhận cọc, hệ thống phát hành hợp đồng đặt cọc mang số riêng, điền sẵn thông tin hai bên, phòng, số tiền và các điều khoản theo mẫu của bạn. Mở bằng ⋯ → Xem hợp đồng đặt cọc.

• In hợp đồng đặt cọc: in ra giấy để hai bên ký tay (chọn "Lưu dưới dạng PDF" trong hộp in nếu muốn có tệp PDF).
• Gửi link cho khách: trên điện thoại mở bảng chia sẻ (có Zalo); trên máy tính chép link để dán. Khách mở link không cần đăng nhập.

Khách dọn vào: chuyển cọc thành hợp đồng

Bấm Ký hợp đồng trên thẻ cọc. Hộp ký hợp đồng mở ra với tòa, phòng, khách đã chọn sẵn; ô Tiền cọc tự điền kèm dòng ghi rõ khoản cọc đó nộp ngày nào; giá thuê, giá điện nước, phụ phí lấy đúng như đã thỏa thuận lúc nhận cọc. Ký xong, khoản cọc tự chuyển sang Đã vào hợp đồng và từ đó là tiền cọc của hợp đồng.

Khách đổi ý: hoàn cọc hoặc ghi mất cọc

1. 1Trên thẻ cọc, bấm ⋯ → Hoàn hoặc mất cọc (hoặc nút Đã đặt cọc trong ngăn chi tiết phòng).
2. 2Nhập Lý do (bắt buộc).
3. 3Bấm Hoàn cọc nếu trả lại tiền cho khách, hoặc Khách bỏ cọc nếu khách mất cọc, rồi Xác nhận.

Hoàn cọc thì hệ thống tự lập phiếu chi (mẫu 02-TT) làm chứng từ. Khoản đã xử lý không quay lại trạng thái đang giữ được.

Câu hỏi thường gặp

Màn Tiền cọc có hiện tiền cọc của các hợp đồng đang thuê không?

Không. Màn này chỉ quản lý cọc giữ chỗ trước khi ký. Khi ký hợp đồng, tiền cọc nằm trên hợp đồng và được xử lý lúc thanh lý — trừ vào hóa đơn cuối. Xem Thanh lý và trả phòng.

Có cần đặt cọc mới ký được hợp đồng không?

Không. Khách vào ở luôn thì ký hợp đồng thẳng, nhập tiền cọc ngay trong hợp đồng.