Lập hợp đồng thuê phòng trọ và hóa đơn đầu tiên

Mở hộp ký hợp đồng

Có bốn lối, chọn lối gần việc bạn đang làm nhất:

• Nút Ký hợp đồng ở màn Quản lý → Hợp đồng (chọn khách rồi chọn phòng trống).
• Nút Ký hợp đồng trong ngăn chi tiết của một phòng trống.
• Nút Ký hợp đồng trên thẻ cọc — phòng, khách, tiền cọc và giá đã thỏa thuận điền sẵn.
• Quét căn cước → chọn Ký hợp đồng.

Trên máy tính, hộp ký chia hai cột: bên trái điền thông tin, bên phải là tờ hợp đồng xem trước, chỗ nào tự điền được tô màu. Trên điện thoại là hai tab Điền thông tin / Xem trước.

Điền hợp đồng

1. Phòng và khách thuê

• Tòa nhà, Phòng (chỉ hiện phòng trống) và Khách thuê (nút bên cạnh để thêm khách mới).
• Số người ở: mặc định 1. Nhập 0 nếu người đứng tên thuê nhưng không ở (ví dụ phụ huynh thuê cho con).
• Thêm người ở để ghi người ở cùng: họ tên, ngày sinh, số điện thoại, giới tính, quan hệ. Phụ phí tính theo người sẽ lấy theo số người ở.

2. Thời hạn

• Ngày bắt đầu (mặc định hôm nay), Ngày kết thúc — hoặc bấm nhanh 6 / 12 / 24 / 36 tháng.
• Dọn vào giữa tháng thì có thêm lựa chọn tiền phòng tháng đầu: Cả tháng, Theo ngày (mặc định — tính theo số ngày ở thực tế) hoặc Tự khai (để 0 là miễn phí tháng đầu).

3. Tiền và cách thu

• Tiền phòng và Tiền cọc (bấm nhanh Cọc 1 / 2 / 3 tháng hoặc Không cọc) — kèm số tiền bằng chữ để in vào hợp đồng.
• Đơn giá điện, Đơn giá nước, Phụ phí — điền sẵn theo phòng, sửa được cho riêng hợp đồng này.
• Chu kỳ thu tiền phòng: hằng tháng, 1 quý, 6 tháng, 1 năm hoặc số tháng khác. Thu theo quý thì tiền phòng chỉ lên hóa đơn ở tháng đầu mỗi quý; điện nước vẫn thu hằng tháng.
• Ngày thu tiền: ngày hạn đóng trong tháng (1–28, mặc định 5).

4. Chỉ số công tơ lúc bàn giao

Nhập Chỉ số điện, Chỉ số nước lúc giao phòng; bấm nút camera để chụp ảnh đồng hồ làm bằng chứng. Hệ thống đối chiếu với lần chốt gần nhất của phòng. Bảng Tài sản bàn giao lấy từ màn Tài sản.

5. Nội dung hợp đồng

Mẫu hợp đồng chọn sẵn mẫu mặc định của bạn; Ghi chú in vào chỗ có ô [Ghi chú] trong mẫu. Bật hoặc tắt Gửi thông báo đến người thuê để gửi email xác nhận cho khách.

Chân hộp tóm tắt Mỗi tháng … · cọc … và kỳ của hóa đơn đầu tiên. Bấm Ký hợp đồng — nút chỉ bấm được khi đã chọn phòng, khách và số người ở.

In bản để ký trước khi lưu

AOM Roomi không có chữ ký điện tử: hợp đồng in ra và hai bên ký tay. Khi ký ở chỗ không có máy in (tại phòng, nhà khách), dùng In bản để ký ở cột xem trước:

1. 1Ở nhà, mở hộp ký (ví dụ từ thẻ cọc), điền thông tin, bấm In bản để ký. Tờ in sạch, không lưu gì vào hệ thống; dòng "Số: ……" để trống, ô chưa điền in thành dòng chấm để ghi tay.
2. 2Mang đi ký giấy với khách.
3. 3Về mở lại hộp ký, sửa theo những gì đã thống nhất rồi bấm Ký hợp đồng; ghi tay mã hợp đồng vào dòng "Số:".

Hóa đơn đầu tiên ngay khi ký

Ký xong, hệ thống hỏi Lập hóa đơn đầu tiên cho … luôn? Bấm Lập và phát hành để thu ngay tiền phòng tháng đầu (theo cách tính tháng đầu đã chọn), phí dịch vụ kỳ đầu — hoặc cả chu kỳ nếu thu theo quý, năm. Điện nước tính 0 vì chỉ số kỳ này bằng đúng chỉ số bàn giao. Bấm Hủy thì lập sau ở màn Chốt sổ.

Danh sách và chi tiết hợp đồng

Màn Hợp đồng có các ô Đang hiệu lực, Sắp hết hạn (trong 30 ngày tới), Thu mỗi tháng, Đã kết thúc. Ô tìm kiếm tìm theo mã hợp đồng (dạng HD-2026-000001), tên phòng, tên hoặc số điện thoại khách; nút Thiếu thông tin người ở lọc ra hợp đồng khai chưa đủ người ở cùng.

Bấm đúp một dòng (hoặc bấm vào thẻ) để mở Chi tiết hợp đồng: thẻ tóm tắt, ba tab Điều khoản, Hóa đơn, Phụ lục, và tờ hợp đồng bên phải.

• In: mở bản in hợp đồng ở tab mới, kèm mỗi phụ lục một trang.
• Gửi khách: chia sẻ hoặc chép đoạn tóm tắt hợp đồng để dán vào Zalo.
• Sửa hợp đồng: gia hạn, đổi giá, đổi người ở — xem bài tiếp theo.
• Menu ⋯ trên dòng: Kết thúc (thanh lý), Xóa (chỉ khi hợp đồng chưa có hóa đơn nào).

Câu hỏi thường gặp

Phòng đang có hợp đồng, tôi ký hợp đồng mới cho khách khác được không?

Không. Phải thanh lý hợp đồng cũ trước — xem Thanh lý và trả phòng. Muốn giữ chỗ cho khách mới trong lúc chờ thì nhận cọc giữ chỗ.

Tôi muốn sửa câu chữ của mẫu hợp đồng thuê phòng?

Vào Cài đặt → Biểu mẫu, bấm Tùy chỉnh trên mẫu hợp đồng thuê — xem Biểu mẫu, in và gửi chứng từ.

Có cần nhập lại hợp đồng giấy đã ký từ trước khi dùng phần mềm?

Nên nhập để hệ thống tính tiền đúng: chọn ngày bắt đầu thật của hợp đồng cũ, nhập chỉ số công tơ hiện tại làm chỉ số bàn giao, và bấm Hủy ở câu hỏi lập hóa đơn đầu tiên.