Lưu trú ngắn hạn
Đơn đặt phòng: thu tiền, xác nhận, hủy đơn, hoàn tiền và chính sách hủy
Lịch phòng trả lời "phòng nào bận lúc nào"; màn Đơn đặt phòng trả lời "đơn của khách này tới đâu rồi" và "còn ai phải hoàn tiền". Bài này đi qua cách thu tiền một đơn, xác nhận, hủy, hoàn tiền cho khách, và chính sách đặt & hủy áp cho mọi đơn.
Cập nhật 6 phút đọc
Trong bài này
Màn Đơn đặt phòng
Mở Lưu trú ngắn hạn → Đơn đặt phòng. Mọi đơn của mọi tòa, mới nhất trước; mỗi dòng có mã DN-…, trạng thái, nguồn, tên và số điện thoại khách, phòng, giờ nhận phòng, tổng tiền, số đã thu và số còn phải hoàn (nếu có). Bấm một dòng để mở khung chi tiết đơn — đúng khung bạn mở từ lịch.
- Tab lọc: Tất cả, Chờ thanh toán, Đã xác nhận, Đã hủy, Cần hoàn tiền (đơn đã hủy còn tiền chưa trả lại khách) và Chưa khai báo lưu trú — xem Thông báo lưu trú.
- Ô Tìm mã DN-…, tên hoặc số điện thoại khách — khách gọi tới hỏi đơn là tìm ra ngay.
| Trạng thái đơn | Nghĩa là |
|---|---|
| Chờ thanh toán | Phòng đang được giữ, chưa đủ tiền hoặc chưa được xác nhận |
| Đã xác nhận | Đủ tiền theo chính sách, hoặc bạn đã xác nhận tay — phòng là của khách |
| Đã hủy | Bạn hoặc khách đã hủy |
| Hết hạn giữ | Hết thời gian giữ mà chưa xác nhận — phòng đã tự nhả |
Thu tiền và xác nhận đơn
Mỗi đơn có một hóa đơn lưu trú cho từng tòa (mã HD-…), phát hành ngay lúc đặt và đi chung sổ thu, công nợ, báo cáo với hóa đơn tháng. Cuối khung chi tiết đơn là Tổng đơn, Đã thu, Còn phải thu và link Hóa đơn HD-… để xem, in hoặc gửi link cho khách.
- Quét để chuyển khoản: mã VietQR cho cả đơn, nội dung chuyển khoản là mã đơn. Đã liên kết ngân hàng thì tiền về tự gạch vào đơn và chia cho hóa đơn từng tòa. Chưa khai tài khoản nhận tiền thì không có mã QR.
- Ghi nhận thanh toán: khách trả tiền mặt, hoặc chuyển khoản khi bạn chưa liên kết ngân hàng. Số tiền điền sẵn số còn phải thu; không nhận trả dư.
- Đã thu đủ ngưỡng xác nhận (mặc định 100%) là đơn tự chuyển Đã xác nhận và khách có email nhận thư Đặt phòng thành công. Khách mới trả một phần thì phòng được giữ thêm đúng một lượt để kịp chuyển bù.
- Xác nhận đơn: xác nhận mà chưa nhận tiền — khách quen, khách hẹn trả khi tới.
Hủy đơn và hoàn tiền cho khách
- 1Mở đơn, bấm Hủy đơn ở chân khung. Chỉ hủy được khi chưa phòng nào nhận khách — khách đã ở thì dùng Trả phòng.
- 2Nhập Lý do hủy (bắt buộc) rồi xác nhận. Phòng nhả ngay; khách có email nhận thư báo hủy kèm số sẽ được hoàn.
Bạn hủy thì số Phải hoàn mặc định là toàn bộ số khách đã trả. Khách tự hủy trên trang đơn của mình thì số phải hoàn tính theo chính sách ngay lúc hủy, kèm tài khoản khách để lại.
- 1Trong khối Hoàn tiền cho khách, mở app ngân hàng của bạn và quét mã QR (hoặc chuyển tay theo Tài khoản khách nhận). Khách chưa để lại tài khoản thì gọi hỏi khách.
- 2Chuyển xong bấm Ghi nhận đã hoàn — số tiền điền sẵn số còn phải hoàn, sửa nếu bạn hoàn nhiều lần.
- 3Hệ thống lập phiếu chi, trừ vào hóa đơn lưu trú và gửi khách thư Đã hoàn tiền cho khách. Không ghi được quá số phải hoàn.
Chính sách đặt & hủy
Khối Chính sách đặt & hủy ở cuối màn Bảng giá lưu trú áp cho mọi đơn theo giờ, theo đêm. Trang đặt phòng và trang đơn của khách in đúng chính sách này; dòng Khách sẽ thấy: đọc lại cho bạn trước khi lưu. Chỉ tài khoản chủ nhà lưu được khối này.
| Ô | Mặc định | Nghĩa là |
|---|---|---|
| Khách trả bao nhiêu % thì đơn được xác nhận | 100% | Nhận cọc thì hạ xuống, ví dụ 50%: trả từ 50% là đơn xác nhận, phần còn lại thu sau. |
| Hủy trước giờ nhận phòng (giờ) · …thì hoàn (%) | 12 giờ · 100% | Khách tự hủy sớm hơn mốc này được hoàn bấy nhiêu % số đã trả. |
| Hủy muộn hơn thì hoàn (%) | 0% | Không được cao hơn % hủy sớm. |
| Đơn online: giữ phòng chờ chuyển khoản (phút) | 15 phút | Từ 5 tới 120 phút. Chỉ áp khi bạn đã bật gạch nợ tự động; chưa bật thì đơn online chờ bạn xác nhận tới giờ nhận phòng. |
| Đơn bạn tự tạo, chưa thu tiền: giữ phòng | 2 giờ | Mức mặc định của ô Giữ phòng chờ tiền khi bạn đặt; đổi được riêng từng đơn. |
| Đổi lịch phải báo trước (giờ) | 6 giờ | Khách tự đổi ngày trên trang đơn khi còn trước giờ nhận phòng ít nhất bấy nhiêu giờ. |
Ô Hướng dẫn nhận phòng cũng nằm trong khối này — xem Mã cửa và hướng dẫn nhận phòng. Sửa xong bấm Lưu; Đặt lại bỏ những gì chưa lưu.
Câu hỏi thường gặp
Khách đã chuyển khoản mà đơn không tự xác nhận?
Đơn chỉ tự xác nhận khi bạn đã liên kết ngân hàng qua SePay và khách chuyển đúng nội dung (mã đơn). Chưa liên kết thì kiểm tra tài khoản rồi bấm Ghi nhận thanh toán. Đã liên kết mà khách ghi sai nội dung thì giao dịch nằm ở Đối soát → Chờ đối soát.
Khách không tới có phải hoàn tiền không?
Bấm Khách không tới chỉ nhả phòng — tiền đã thu giữ nguyên, không tạo khoản phải hoàn. Muốn trả lại một phần cho khách thì đó là quyết định riêng của bạn.
Hóa đơn lưu trú có lẫn vào chốt sổ, hóa đơn tháng không?
Không lẫn: hóa đơn lưu trú đi theo đơn (đổi giờ, gia hạn, hủy thì tự tính lại) và đóng lại khi trả phòng. Nó chỉ dùng chung sổ thu, công nợ và báo cáo, nên tiền phòng ngắn hạn vẫn cộng vào số liệu của bạn.