Thu tiền hằng tháng
Ghi nhận khách trả tiền, thu từng phần và biên lai thu tiền
Tiền vào hóa đơn chỉ qua hai đường, chung một sổ: bạn ghi nhận tay khi khách đưa tiền mặt hoặc báo đã chuyển khoản, hoặc ngân hàng tự gạch qua SePay. Khách được trả nhiều lần; mỗi lần trả có một biên lai thu tiền riêng.
Cập nhật 3 phút đọc
Trong bài này
Ghi nhận một khoản khách trả
Nút Ghi nhận có ở ba chỗ — dùng chỗ nào cũng là cùng một hộp:
- Màn Hóa đơn: nút Ghi nhận trên dòng hóa đơn còn nợ.
- Khối Công nợ trên màn Tổng quan.
- Bảng Chi tiết công nợ trên màn Báo cáo.
- 1Kiểm ba con số đầu hộp: Tổng tiền, Đã thu, Còn nợ.
- 2Số tiền nhận: điền sẵn đúng số còn nợ — sửa nếu khách trả một phần.
- 3Hình thức: Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc Khác.
- 4Ngày nhận: lùi lại nếu tiền vào từ hôm trước.
- 5Ghi chú nếu cần, ví dụ "trả tiền mặt tại phòng".
- 6Bật/tắt Gửi thông báo đến người thuê (thư "Đã nhận tiền" kèm biên lai), rồi bấm Ghi nhận.
Dòng nhắc dưới ô số tiền cho biết Sau khi ghi, còn lại …. Nhập vượt số còn nợ vẫn được (khách trả gộp nhiều kỳ), hộp chỉ cảnh báo để bạn kiểm lại.
Khách trả từng phần
Mỗi lần khách trả, ghi nhận một khoản. Hóa đơn tự cộng dồn và tự chuyển trạng thái Trả một phần → Đã thanh toán khi đủ. Sổ Lịch sử thanh toán trong hộp ghi từng lần: ngày, hình thức (kèm "qua ngân hàng" nếu do SePay gạch), ghi chú, số tiền.
Thu nợ ngay từ bảng công nợ
Khối Công nợ trên Tổng quan gộp mọi kỳ chưa thu đủ của tất cả các tòa, xếp khoản nợ lâu nhất lên đầu. Đầu tháng mở ra là biết cần gọi ai trước; khách đưa tiền thì bấm Ghi nhận ngay trên dòng.
Gỡ khoản ghi nhầm
Mở hộp Ghi nhận của hóa đơn, bấm nút ✕ trên dòng cần gỡ trong sổ Lịch sử thanh toán và xác nhận. Số tiền được trừ lại khỏi hóa đơn, trạng thái tự tính lại. Gỡ khoản do ngân hàng gạch thì giao dịch đó quay về Chờ đối soát — tiền vẫn nằm trong tài khoản, chỉ chưa gắn hóa đơn nào.
Biên lai thu tiền
Mỗi khoản thu tự được cấp một biên lai thu tiền (mẫu 06-TT) có số riêng — trả ba lần là ba biên lai. Khách nhận biên lai qua thư "Đã nhận tiền" nếu thông báo này đang bật. Bạn xem, in hoặc gửi lại link biên lai ở Hệ thống → Log thông báo → Xem chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn nháp có ghi nhận tiền được không?
Không. Phát hành hóa đơn trước rồi mới ghi nhận thanh toán.
Có cách nào không phải ghi nhận tay từng khoản chuyển khoản?
Có — liên kết tài khoản ngân hàng qua SePay, tiền khách chuyển đúng nội dung sẽ tự gạch vào hóa đơn. Xem Liên kết ngân hàng, tự gạch nợ.