Khách thuê và hợp đồng
Tùy chỉnh mẫu hợp đồng, in và gửi chứng từ qua link
Mọi giấy tờ AOM Roomi in ra — hợp đồng thuê, hợp đồng đặt cọc, biên bản thanh lý, hóa đơn, biên lai thu tiền, phiếu chi — đều đi từ biểu mẫu. Mẫu của hệ thống dùng được ngay; muốn đổi câu chữ cho hợp với nhà mình, bạn tạo một bản riêng và sửa như soạn văn bản.
Cập nhật 4 phút đọc
Trong bài này
Danh sách biểu mẫu
Mở Cài đặt chung → Biểu mẫu. Biểu mẫu chia bốn nhóm: Mẫu hợp đồng đặt cọc, Mẫu hợp đồng thuê (hợp đồng thuê, biên bản thanh lý), Mẫu hóa đơn (hóa đơn hằng tháng, hóa đơn lưu trú ngắn ngày) và Mẫu thu chi (phiếu chi mẫu 02-TT, biên lai thu tiền mẫu 06-TT).
- Xem trước: xem mẫu với dữ liệu mẫu, không tạo bản sao.
- Tùy chỉnh (trên mẫu hệ thống): tạo bản riêng tên "… (bản của tôi)" rồi mở luôn màn soạn. Bản gốc của hệ thống giữ nguyên.
- Trên bản riêng: Sửa, và menu ⋮ có Đặt làm mặc định, Xóa. Không xóa được mẫu đang là mặc định — đặt mẫu khác làm mặc định trước.
- Soạn biểu mẫu: soạn một mẫu mới từ đầu.
Soạn và sửa biểu mẫu
- Thanh trên cùng: tên biểu mẫu, Loại giấy (không đổi được sau khi tạo), công tắc Mặc định, nút Hủy và Lưu biểu mẫu (Ctrl + S).
- Định dạng: Phông chữ, Cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, hoàn tác, làm lại.
- Mỗi điều khoản là một mục có tiêu đề và nội dung; các mục tự đánh số "Điều 1, 2…". Menu của mục cho chèn mục mới bên dưới, đưa lên/xuống, nửa bề ngang, cỡ chữ riêng, xóa mục; kéo tay cầm để đổi thứ tự; Thêm mục ở cuối.
- Căn cứ pháp lý (không bắt buộc): mỗi căn cứ một dòng ở đầu văn bản.
- Quốc hiệu, tên văn bản, thông tin hai bên và phần chữ ký do hệ thống tự điền.
Chèn ô tự điền
Bấm Chèn thông tin (hoặc gõ dấu [ trong nội dung) để chèn ô tự điền: khi in, ô được thay bằng dữ liệu thật của hợp đồng, hóa đơn. Bật Dữ liệu mẫu để xem ngay văn bản trông thế nào khi đã điền.
| Nhóm | Ví dụ ô tự điền |
|---|---|
| Hai bên | [Tên chủ nhà], [CCCD/GPKD chủ nhà], [Địa chỉ chủ nhà], [Tên khách thuê], [CCCD khách thuê], [Thường trú khách thuê] |
| Phòng | [Phòng], [Tòa nhà], [Địa chỉ], [Số người ở], [Danh sách người ở] |
| Thời hạn | [Ngày bắt đầu], [Ngày kết thúc] |
| Tiền | [Tiền phòng], [Tiền phòng bằng chữ], [Tiền cọc], [Giá điện], [Giá nước], [Phí dịch vụ], [Chu kỳ thu], [Ngày thu tiền] |
| Bàn giao | [Chỉ số điện bàn giao], [Chỉ số nước bàn giao], [Ghi chú] |
| Khối | [Bảng khoản thu], [Tài sản bàn giao], [Mã QR thanh toán] |
In giấy tờ và gửi link cho khách
Giấy tờ phát hành (hợp đồng đặt cọc, biên lai thu tiền, phiếu chi, biên bản thanh lý) mở trong hộp xem có hai nút:
- In …: in đúng tờ giấy, không in giao diện xung quanh. Muốn có tệp PDF, chọn Lưu dưới dạng PDF trong hộp in của trình duyệt.
- Gửi link cho khách: trên điện thoại mở bảng chia sẻ (gửi qua Zalo, Messenger…); trên máy tính chép link rồi dán.
Khách mở link không cần đăng nhập. Link chỉ để xem, có hạn 180 ngày, và luôn che bớt số giấy tờ tùy thân. Hóa đơn và hợp đồng xem qua link luôn là bản mới nhất (số còn nợ, mã QR cập nhật); biên lai, phiếu chi, biên bản thì giữ nguyên như lúc phát hành.
Tìm lại chứng từ đã gửi: Hệ thống → Log thông báo, mỗi thư có nút Xem chứng từ — xem Thông báo và nhắc nợ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng có ký điện tử được không?
Chưa. Hợp đồng thuê, hợp đồng đặt cọc và biên bản thanh lý in ra để hai bên ký tay; ô chữ ký in sẵn "Ký, ghi rõ họ tên".
Tôi có thể dùng mẫu hợp đồng riêng cho từng tòa không?
Được. Tạo nhiều bản mẫu hợp đồng thuê, và lúc ký chọn mẫu ở ô Mẫu hợp đồng (mặc định là mẫu bạn đặt làm mặc định).