1. Đơn vị chịu trách nhiệm và phạm vi áp dụng
Dịch vụ AOM Roomi tại https://roomi.aom.vn do AOM Roomi, mã số doanh nghiệp 1232225654, địa chỉ Khu Đô Thị Vân Canh, Sơn Đồng, Hà Nội (“chúng tôi”) vận hành.
Vai trò của chúng tôi phụ thuộc vào loại dữ liệu:
- Đối với dữ liệu tài khoản của người đăng ký (Chủ nhà, Nhân viên, Người thuê có tài khoản) và dữ liệu kỹ thuật khi truy cập Dịch vụ: chúng tôi là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu.
- Đối với dữ liệu về Người thuê, người ở cùng và các giao dịch cho thuê do Chủ nhà nhập: Chủ nhà là bên kiểm soát dữ liệu, quyết định mục đích xử lý; chúng tôi là bên xử lý dữ liệu, chỉ xử lý để cung cấp Dịch vụ cho Chủ nhà.
Các từ ngữ viết hoa có nghĩa như trong Điều khoản dịch vụ (https://roomi.aom.vn/dieu-khoan-dich-vu). Chính sách này không áp dụng cho dịch vụ của bên thứ ba như SePay hay ngân hàng; các đơn vị đó có chính sách riêng.
2. Dữ liệu cá nhân được xử lý
2.1. Dữ liệu tài khoản
Email, họ tên, số điện thoại (nếu bạn cung cấp), vai trò, mật khẩu dưới dạng mã băm một chiều (nếu bạn đặt mật khẩu), thời điểm và phiên bản văn bản bạn đã đồng ý khi đăng ký.
2.2. Dữ liệu nhận tiền của Chủ nhà
Tên hiển thị và logo thương hiệu trên hóa đơn, ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản. Khi Chủ nhà liên kết tài khoản qua SePay: số tài khoản, tên chủ tài khoản, tên ngân hàng và mã liên kết do SePay cấp.
2.3. Dữ liệu về Người thuê và người ở cùng (do Chủ nhà nhập)
Họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, loại và số giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu), ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, ảnh mặt trước và mặt sau giấy tờ, quan hệ với người đứng tên hợp đồng và ghi chú.
2.4. Dữ liệu hoạt động cho thuê
Hợp đồng, phụ lục, tiền thuê, tiền đặt cọc, chỉ số và ảnh đồng hồ điện, nước, hóa đơn, khoản thanh toán và ảnh chứng từ chuyển khoản do Người thuê gửi.
2.5. Dữ liệu giao dịch ngân hàng (khi Chủ nhà liên kết tài khoản)
Mã giao dịch, số tài khoản, ngân hàng, chiều giao dịch (tiền vào, tiền ra), số tiền, nội dung chuyển khoản, mã tham chiếu, thời gian giao dịch và nội dung gốc của thông báo. Dữ liệu này bao gồm MỌI giao dịch phát sinh trên tài khoản đã liên kết, kể cả giao dịch không liên quan đến tiền thuê; nội dung chuyển khoản có thể chứa tên người chuyển.
2.6. Dữ liệu kỹ thuật
Địa chỉ IP khi yêu cầu link đăng nhập, thông tin trình duyệt (user agent) của phiên đăng nhập, cookie phiên, và nhật ký hệ thống phục vụ vận hành, bảo mật.
2.7. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
Thông tin tài khoản và giao dịch ngân hàng có thể thuộc dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định pháp luật và được áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng. Chúng tôi không thực hiện nhận dạng khuôn mặt trên ảnh giấy tờ. Vui lòng không nhập dữ liệu về sức khỏe, tôn giáo, quan điểm chính trị, đời sống riêng tư hay dữ liệu nhạy cảm khác vào phần ghi chú.
3. Mục đích xử lý
- Tạo và quản lý tài khoản; xác thực đăng nhập bằng link gửi qua email hoặc mật khẩu.
- Thực hiện các chức năng của Dịch vụ theo thao tác của Chủ nhà: quản lý phòng, hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, thanh toán; điền thông tin Người thuê vào biểu mẫu để in.
- Đọc mã QR trên giấy tờ tùy thân để tự điền hồ sơ. Việc đọc mã được thực hiện ngay trên thiết bị của người dùng.
- Xuất danh sách người đang ở theo hợp đồng ra file trên thiết bị của Chủ nhà để Chủ nhà tự thực hiện khai báo cư trú với cơ quan công an. Dịch vụ không tự gửi dữ liệu này cho cơ quan nào.
- Đối soát giao dịch ngân hàng với hóa đơn để ghi nhận thanh toán tự động.
- Tổng hợp lịch sử đóng tiền của Người thuê và dự báo dòng tiền từ dữ liệu của chính Chủ nhà, để Chủ nhà theo dõi công nợ. Kết quả chỉ hiển thị cho Chủ nhà đó, không chia sẻ giữa các Chủ nhà và không được dùng để tự động ra quyết định đối với Người thuê.
- Cung cấp cổng để Người thuê xem hợp đồng, hóa đơn và gửi chứng từ chuyển khoản.
- Bảo đảm an ninh, phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép, gian lận; khắc phục sự cố.
- Hỗ trợ người dùng khi có yêu cầu.
- Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chúng tôi không sử dụng dữ liệu về Người thuê cho quảng cáo hoặc tiếp thị, và không bán dữ liệu cá nhân. Nếu cần xử lý dữ liệu cho mục đích mới, chúng tôi sẽ thông báo và xin sự đồng ý của bạn khi pháp luật yêu cầu.
4. Căn cứ xử lý
- Sự đồng ý của bạn khi đăng ký tài khoản hoặc khi sử dụng tính năng cụ thể (như liên kết tài khoản ngân hàng).
- Việc thực hiện hợp đồng giữa bạn và chúng tôi theo Điều khoản dịch vụ.
- Việc thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
- Các trường hợp khác không cần sự đồng ý theo quy định của pháp luật, như trường hợp khẩn cấp để bảo vệ tính mạng, sức khỏe.
- Đối với dữ liệu về Người thuê và người ở cùng: căn cứ xử lý do Chủ nhà bảo đảm với tư cách bên kiểm soát dữ liệu (thông báo, xin đồng ý hoặc căn cứ pháp lý khác).
5. Cách thức xử lý và biện pháp bảo vệ
- Dữ liệu được truyền qua kết nối mã hóa HTTPS.
- Dữ liệu của mỗi Chủ nhà được tách biệt; mọi truy vấn trên máy chủ đều được lọc theo quyền của tài khoản đăng nhập. Nhân viên chỉ thấy các tòa nhà được giao; Người thuê chỉ thấy hợp đồng, hóa đơn của chính mình.
- Ảnh giấy tờ tùy thân và ảnh chứng từ chuyển khoản được lưu trong kho lưu trữ không công khai, chỉ mở được qua đường dẫn có chữ ký số, hết hạn sau 5 phút. Ảnh được nén trên thiết bị trước khi tải lên.
- Ảnh đồng hồ điện, nước được lưu qua đường dẫn khó đoán và xem được mà không cần đăng nhập. Vui lòng chỉ chụp đồng hồ, không chụp kèm người hoặc giấy tờ.
- Logo thương hiệu do Chủ nhà tải lên được lưu công khai và in trên hóa đơn gửi Người thuê. Vui lòng chỉ tải lên logo, không tải ảnh có người hoặc giấy tờ.
- Mật khẩu được băm bằng thuật toán argon2id, không lưu ở dạng đọc được. Link đăng nhập là chuỗi ngẫu nhiên, lưu dưới dạng băm, hiệu lực 15 phút, dùng một lần. Phiên đăng nhập có thời hạn và dùng cookie httpOnly.
- Số giấy tờ tùy thân không được ghi vào nhật ký hệ thống.
- Chỉ nhân sự vận hành được phân quyền quản trị mới truy cập dữ liệu, và chỉ khi cần để hỗ trợ theo yêu cầu, xử lý sự cố, bảo đảm an ninh hoặc tuân thủ pháp luật. Nhân sự này có nghĩa vụ bảo mật thông tin.
6. Chia sẻ dữ liệu
6.1. Nhà cung cấp dịch vụ xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi
- Cloudflare, Inc. (dịch vụ lưu trữ Cloudflare R2): lưu trữ ảnh giấy tờ, ảnh chứng từ, ảnh đồng hồ và logo thương hiệu.
- Amazon Web Services, Inc. (dịch vụ Amazon SES): gửi email chứa link đăng nhập, gồm địa chỉ email, họ tên và link đăng nhập.
- Nhà cung cấp máy chủ và cơ sở dữ liệu nơi Dịch vụ được triển khai.
- SePay: khi Chủ nhà chủ động liên kết tài khoản ngân hàng, chúng tôi gửi tên Chủ nhà để tạo hồ sơ kết nối và nhận thông báo giao dịch của tài khoản đã liên kết.
Các nhà cung cấp chỉ được xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi và phải áp dụng biện pháp bảo mật phù hợp.
6.2. Giữa những người dùng của Dịch vụ
- Người thuê thấy thông tin tài khoản nhận tiền của Chủ nhà trên hóa đơn và mã VietQR.
- Người thuê thấy danh sách người ở cùng trong hợp đồng của mình, bao gồm thông tin giấy tờ và địa chỉ đã ghi trong hợp đồng.
- Nhân viên thấy dữ liệu của các tòa nhà mà Chủ nhà giao.
6.3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Chúng tôi cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định của pháp luật.
6.4. Tổ chức lại doanh nghiệp
Trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chuyển nhượng doanh nghiệp, dữ liệu có thể được chuyển cho đơn vị tiếp nhận. Đơn vị đó phải tiếp tục bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật và chúng tôi sẽ thông báo cho bạn.
7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Một số nhà cung cấp nêu tại Mục 6.1 có thể lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Chúng tôi chỉ chuyển dữ liệu ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật, bao gồm lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp.
8. Thời gian xử lý và lưu trữ
- Việc xử lý bắt đầu khi bạn đăng ký tài khoản hoặc khi Chủ nhà nhập dữ liệu, và kết thúc khi mục đích xử lý đã hoàn thành, khi tài khoản bị xóa hoặc khi có yêu cầu xóa hợp lệ.
- Dữ liệu tài khoản và dữ liệu hoạt động cho thuê được lưu trong thời gian tài khoản còn hoạt động.
- Một số thao tác xóa trên giao diện là ẩn bản ghi (xóa mềm) để có thể khôi phục khi thao tác nhầm và giữ tính toàn vẹn của sổ sách. Dữ liệu đó được xóa vĩnh viễn khi bạn yêu cầu xóa dữ liệu hoặc xóa tài khoản theo Mục 9.
- Ảnh giấy tờ tùy thân bị xóa vĩnh viễn khỏi kho lưu trữ khi được thay bằng ảnh khác hoặc bị gỡ khỏi hồ sơ.
- Link đăng nhập và phiên đăng nhập tự động bị xóa khi hết hạn (tương ứng 15 phút và 30 ngày).
- Nhật ký hệ thống được ghi đè tự động theo dung lượng giới hạn.
- Khi tài khoản bị xóa, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh trong thời hạn pháp luật quy định, trừ dữ liệu phải tiếp tục lưu giữ theo quy định pháp luật hoặc để giải quyết tranh chấp, khiếu nại đang diễn ra.
9. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu
Theo quy định pháp luật, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
- Đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Rút lại sự đồng ý.
- Truy cập, xem, chỉnh sửa dữ liệu.
- Yêu cầu cung cấp dữ liệu.
- Yêu cầu xóa dữ liệu.
- Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
- Phản đối việc xử lý dữ liệu.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định pháp luật.
- Yêu cầu bồi thường thiệt hại khi có vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Tự bảo vệ theo quy định pháp luật.
Cách thực hiện quyền
- Bạn có thể tự xem và chỉnh sửa phần lớn dữ liệu trong Dịch vụ, hoặc gửi yêu cầu tới email bảo vệ dữ liệu tại Mục 14.
- Chúng tôi có thể đề nghị xác minh danh tính trước khi thực hiện yêu cầu, và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.
- Đối với dữ liệu do Chủ nhà nhập, Người thuê gửi yêu cầu trước tiên tới Chủ nhà (bên kiểm soát dữ liệu). Nếu không liên hệ được Chủ nhà hoặc yêu cầu không được giải quyết, bạn có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi; chúng tôi sẽ phối hợp với Chủ nhà để xử lý.
- Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng có thể khiến bạn không tiếp tục sử dụng được một số chức năng.
Nghĩa vụ của bạn
Cung cấp dữ liệu đầy đủ, chính xác; tự bảo vệ dữ liệu của mình (như email, mật khẩu, thiết bị đăng nhập); tôn trọng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác.
11. Hậu quả không mong muốn có thể xảy ra và xử lý sự cố
Dù đã áp dụng các biện pháp bảo vệ, việc xử lý dữ liệu vẫn có thể gặp rủi ro như: truy cập trái phép do lộ email, mật khẩu hoặc thiết bị; tấn công mạng; sự cố của nhà cung cấp hạ tầng; dẫn đến dữ liệu bị lộ, mất hoặc sai lệch, hoặc bị lợi dụng để giả mạo danh tính.
Khi phát hiện vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ điều tra, áp dụng biện pháp khắc phục, và thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như người bị ảnh hưởng theo thời hạn và cách thức pháp luật quy định.
Để giảm rủi ro, bạn nên bảo vệ hộp thư email, không chia sẻ link đăng nhập, và đăng xuất khi dùng thiết bị chung.
12. Dữ liệu của trẻ em
Dịch vụ không dành cho người dưới 18 tuổi đăng ký tài khoản. Khi Chủ nhà nhập dữ liệu của trẻ em là người ở cùng, Chủ nhà phải có sự đồng ý theo quy định pháp luật, bao gồm sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Khi được thông báo việc xử lý dữ liệu của trẻ em không có căn cứ hợp lệ, chúng tôi sẽ phối hợp với Chủ nhà để xóa dữ liệu đó.
13. Thay đổi Chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi thay đổi cách xử lý dữ liệu hoặc khi pháp luật thay đổi. Phiên bản mới được đăng trên trang này kèm ngày có hiệu lực. Với thay đổi quan trọng, đặc biệt là thay đổi về mục đích hoặc loại dữ liệu xử lý, chúng tôi sẽ thông báo trước và xin lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
14. Liên hệ
Mọi câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:
- Đơn vị: AOM Roomi
- Địa chỉ: Khu Đô Thị Vân Canh, Sơn Đồng, Hà Nội
- Email bảo vệ dữ liệu cá nhân: [email protected]
- Email hỗ trợ: [email protected]
Chính sách này có bản tiếng Việt và bản tiếng Anh. Trường hợp có khác biệt, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.