Khách thuê và hợp đồng
Thanh lý hợp đồng khi khách trả phòng: chốt số, trừ cọc, hóa đơn cuối
Khách trả phòng là lúc dễ tranh cãi nhất: chỉ số điện nước cuối, tiền phòng tháng cuối, đồ hỏng, trừ cọc. Hộp Thanh lý hợp đồng gom cả mấy việc đó vào một màn, tính sẵn khách còn phải trả hay chủ nhà phải trả lại, rồi phát hành hóa đơn cuối và biên bản thanh lý có số.
Cập nhật 3 phút đọc
Mở hộp thanh lý
Từ ngăn chi tiết phòng bấm Kết thúc, hoặc ở màn Hợp đồng bấm ⋯ trên dòng hợp đồng → Kết thúc. Đầu hộp ghi phòng và kỳ của hóa đơn chốt.
Các bước thanh lý
- 1Chốt chỉ số lúc trả phòng: nhập Chỉ số điện, Chỉ số nước cuối. Dòng "Tiêu thụ" tự tính theo chỉ số đầu kỳ; số cuối không được nhỏ hơn số đầu.
- 2Tiền phòng và phạt cọc: Tiền phòng tháng cuối điền sẵn cả tháng (nếu tháng này đã thu trước thì là 0) — sửa theo thỏa thuận. Nhập Phạt cọc nếu khách trả phòng trước hạn và hai bên thỏa thuận phạt. Phí dịch vụ tháng cuối sửa được từng khoản.
- 3Khoản phát sinh khác: bấm Thêm khoản cho từng khoản như vệ sinh phòng, đền đồ hỏng — mỗi dòng một tên và số tiền.
- 4Đọc khung Hóa đơn chốt (xem trước): Tổng các khoản, Trừ tiền cọc, và kết quả Khách còn phải trả, Trả lại khách hoặc Không còn khoản nào. Khung tự tính lại khi bạn ngừng gõ.
- 5Bật hoặc tắt Gửi thông báo đến người thuê, rồi bấm Thanh lý & xuất hóa đơn.
Sau khi thanh lý
- Hóa đơn cuối được phát hành ngay, hạn trả là ngày trả phòng. Tiền trừ cọc là số nhỏ hơn giữa tiền cọc và tổng các khoản; phần cọc dư in thành dòng "Tiền cọc còn thừa, hoàn trả khách" (khi đó tổng hóa đơn bằng 0).
- Hợp đồng chuyển sang Đã kết thúc, phòng về Trống.
- Nếu phòng có khách đăng ký chờ trên website, hệ thống tự báo cho họ là phòng đã trống.
- Thông báo thành công có nút Xem biên bản thanh lý — biên bản có số TL-…, in được và gửi link cho khách được.
Thu nốt tiền khách còn nợ (nếu có) như mọi hóa đơn khác — xem Ghi nhận thanh toán. Khách đăng nhập vẫn xem được lần thuê này ở mục Đã thuê trước đây.
Câu hỏi thường gặp
Kỳ này đã có hóa đơn rồi, thanh lý thì hóa đơn cuối thuộc kỳ nào?
Thuộc kỳ kế tiếp — hộp thanh lý ghi rõ "Kỳ … đã có hóa đơn, nên hóa đơn thanh lý này thuộc kỳ …". Vì vậy màn Hóa đơn mặc định xem Tất cả các kỳ, không bỏ sót.
Khách chuyển sang phòng khác trong cùng nhà?
Thanh lý hợp đồng phòng cũ, rồi ký hợp đồng mới cho phòng mới. Hồ sơ khách giữ nguyên, không phải quét lại căn cước.
Dữ liệu của khách đã trả phòng có bị xóa không?
Không. Hợp đồng, hóa đơn, khoản thu và chỉ số điện nước được lưu lại để bạn đối chiếu về sau.